忘年会で幹事になると、日時の設定や会場の確保などやることが沢山出てきます。特に、会社の忘年会では参加人数が多くなるため、最終的な人数の把握が重要になりますね。
そこで必要となるのが、忘年会の案内状ですが、最近ではメールでの案内が一般的。事前準備で大変ですが、案内状をしっかり送らないと参加者から不満が出てしまうかも…。
そこで忘年会の案内メールで押さえたいポイントやマナー、わかりやすい例文を紹介します！
会社の忘年会の案内メールを送る際のポイントやマナー
内容を簡潔に
「文書の基本は5W1H」という言葉を、聞いたことがありませんか？
- いつ（When）
- どこで（Where）
- だれが（Who）
- なにを（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
というものです。
これは、見た人がすぐに内容を把握できる、わかりやすい文章が望ましいということ。
特にメールは受信環境によっては、長い文章だと読み落としてしまうことがあります。そのため忘年会の案内に限らず、用件を伝える時は内容を簡潔にまとめる必要があります。
忘年会の案内メールで伝えなくてはいけない事は、次の点です。
- 日時
- 会場とその住所
- 会場までのアクセス（可能であれば地図も）
- 会費
- 出欠の確認と連絡先
- 幹事の氏名と所属先
これらをわかりやすくまとめ、作成しましょう。
件名を見ただけでわかるようにする
内容以上に重要なのが、メールの件名です。
業種によっては日々多くのメールを受け取るため、メールタイトルを工夫しないと見落としてしまう可能性があります。
可能であるならメールの重要度を上げ、タイトルに「要返信」などと入れましょう。その上で件名も「○○忘年会のお知らせ」と、見ただけでパッと内容が判る工夫も必要です。
出欠の返答が欲しいことも明記
案内メールを受け取る側が欲しい情報は、
- 開催日時
- 場所
- 会費
です。
一方幹事が欲しいのは、誰が参加するかどうか。
そのため案内メールには、締切日を設定しておき、その日までに出欠の返答をしてもらうよう促しましょう。
また直前になって参加できなくなった場合も、連絡が欲しいという事も付け加えるとより安心です。
忘年会の案内メールの例文
同僚・後輩などへの文例
基本的には社内メールとなるため、必要以上にかしこまる必要はありません。日時・場所・会費と出欠の返答をうながす文章を、しっかり書き添えて送信しましょう。
【要返答】○○部忘年会のお知らせ（開催部署がどこかを明記すること）
本文
各位
お疲れ様です。
（所属部署名）の（幹事の氏名）です。
本年も残り少なくなりましたが、
恒例となりました忘年会の日時が決定いたしました。
一年の労を労い親睦を深める時間として、
ぜひ楽しんでいただければと存じます。
なお出欠に関しましては、
必ず○月○日までにこのメールにてお知らせ下さい。
キャンセルは●日前まで対応可能ですが、
それ以降は会費が発生します。
あらかじめご了承くださませ。
日時 ○月○日 午後○時より（○時間程度の予定）
会場 （会場名）
（会場の住所と可能であればマップのURL）
会費 ●●●●円
（当日会場にて集金いたします等、会費の受け取り方法を明記）
上司や上役への文例
上司を交えて忘年会を行う場合、先に都合の良い日時を確認しておきましょう。
その上で出席可能な日の中から、忘年会の日時を決定すると出欠の手間が省けます。
忘年会の日時について
本文
○○部長様（上司の名前＋役職名）
お疲れ様です。
今年度の（所属部署名）忘年会の幹事を担当いたします（幹事の氏名）です。
今年も忘年会を企画しており、
ぜひ参加頂きたく思います。
つきましては、○月○日から○日の間の
ご都合はいかがでしょうか？
この中でご都合のよろしい日がありましたら、
○日までに返答いただけると幸いです。
お忙しい中恐れ入りますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
改めて日時や場所が確定しましたら、同僚・後輩向けに使用した案内を改めて送信。ただし本文冒頭の「各位」の部分は、上役の氏名＋役職名に変更しましょう。
【関連記事】
読んでわかりやすいメールを
忘年会の案内メールと言われると、何を書いて良いのか迷うかも知れません。
しかし必ず読んでほしい連絡メールですので、余計なことは書く必要はありません。大抵の場合、社内メールとなるため、必要事項と返答をうながす文書があれば大丈夫。
日時・場所・会費など、数字の書き間違いがなければ相手も理解してくれます。
わかりやすく簡潔な文書を心がけて、忘年会の案内メールを送信しましょう！
コメントを残す