会人になると、様々な書類を作成する必要が出てきます。特にデスクワークの方ですと、書類の多さに頭を抱えているのでは。

そういった書類の一つに、「見解書」というものがあります。

書く機会の少ない書類ですが、いざという時にきちんと書けるようにしておきたいものですね。

今回は、見解書の意味と書き方を、例文を交えて紹介しますのでぜひ覚えましょう!

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見解書の意味は

意見を文書に

解書(けんかいしょ)とは、あまり聞き慣れない言葉かもしれません。しかしビジネスシーンにおいて作成する必要が発生する場合があり、そのほとんどにおいて重要な書類として扱われます

見解書を簡単に説明すると、物事に対して説明するための書類

例えば、自社製品が原因で事故が発生した場合、会社側からの見解が求められます。あるいは事実と異なる情報が拡散されたときも、過ちを指摘した上で事実を発表する必要も。

そういった時に作成されるのが見解書で、一般的に社外に公開され情報共有されるために使われます

見解書の書き方

誰が見てもわかるように

見解書は単なる書類ではなく、第三者が目を通す事の多い書類です。

そのため誰が読んでも内容が理解できるよう、わかりやすく簡潔に文章を作成する必要があります

  1. いつ・どこで、どのような問題・事故・クレームが発生してるのか
  2. なぜそのような状況になったのか
  3. それに対して、会社(担当)がどう対処する(した)のか

上記の3点について、作成者の個人的な感情は交えず簡潔に記入する必要があります。

感情よりも事実を

特に注意したいのが、問題に対する会社や担当としての対処について。自社にとって不都合な事実に対し、どうしても弁解を入れたくなってしまいます。

しかし必要なのは言い訳ではなく、客観的な事実と冷静な対処。読む人の感情に訴えかけるような事は記入せず、あくまでも事実を書くことを心がけましょう。

社内に書式があることも

「客観的に事実を書く」というのは難しいかもしれません。

しかしそれなりに実績のある会社であれば、過去に見解書を作成した事もあるかもしれません。

あるいは見解書のテンプレートが存在し、それに従って作成できることも。書式があるならそれに従うべきですし、一から作成するよりも時間の短縮に。

作成する必要がある場合は、上司や先輩に書式(テンプレート)の存在を確認しておきましょう。

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見解書の書き方例文を紹介

見解書の書式にはいくつかありますが、代表的な書式を紹介します。

見解書の一般的な例

納品した商品に問題が発生した件に関する会社側の見解、という形で例文を紹介します。

○○社 担当○○様

○○社への商品納品に関する見解書

○年○月○日
○株式会社 ○○部
(担当者、あるいは責任者)

○月○日に判明しました、○○社へ納入しました(商品名)の問題に関しまして、見解を申し上げます。

1.対応について

再度試作品を作成した上で○○社に確認いただき、了承を得た上で再生産を始めます。

2.問題の経緯

○月○日に納入しました(商品名)の試作品に対し、○○社よりサイズが違うとの指摘を受けました。

当社に残されていた商品で確認したところ、指定サイズより○○ミリ小さいことが判明しました。
これは○○社より指定されたサイズと、作成段階で入力したサイズに違いがあったことが原因と判明しております。

3.今後の対応について

各段階における確認の徹底、特に設計段階での確認を重要視することで、再発防止に努めます。

以上

まず最初に相手方が知りたい情報を記入し、その上で原因をわかりやすく説明します。そして原因に対する対策も記入し、簡単にまとめましょう。

問題が発生した原因に対してなぜ発生したのかを釈明したくなりますが、見解書ではそれは不要。言い訳とも取られかねない文章は、相手の気分を損ねるもととなるのでできるだけ控えましょう。

伝えたいことをわかりやすく

見解書は社外の人も見ることもある文章のため、難しく感じてしまうかもしれません。時として重大な事柄に対しての見解書であることもあり、重い責任を感じてしまうことも。

しかし重大な事件に対する見解書であれば、こう書いてほしいという指示が社内でもあるはずです。

そして一番大切なのは、会社としての見解を客観的にわかりやすく書くことです

もし見解書を書く事になったら、難しく考えずわかりやすさを第一に作成しましょう!