人間は完璧ではありませんから、何かしらの失敗はしてしまうもの。通常なら謝罪して終わる事でも、仕事上でのミスではそうもいきませんね。
そんな時に会社から「顛末書（てんまつしょ）」を書くよう、指示を受けることが。
この顛末書とはどういうものなのでしょうか？また始末書とはどう違うのでしょう？なるべく書く機会があってほしくないですが、いざという時のために覚えておきたいですね。
そこで、ぜひ知っておきたい、顛末書の書き方のポイントや例文について紹介します。
顛末書とは？
ミス・トラブルを報告する書類
顛末書（てんまつしょ）とは、ミス・トラブル・不祥事等を会社に報告するための書類です。企業によっては「理由書」という場合もありますが、顛末書と同様のもの。
顛末書は、会社とって重要な書類であり、提出する書類には正確な記入が求められます。
始末書との違いは？
企業によっては、「始末書」と「顛末書」を区別なく使う場合がありますが、実際は始末書と顛末書は違います。必ずどちらなのか確認しましょう。
始末書と顛末書では、次の違いがあります。
- 始末書
不祥事などを起こした際に、反省を述べるための書類。
- 顛末書
トラブルや不祥事が起こった原因、それに対する対策、その結果どうなったかを記入する書類。
始末書と顛末書の2つは、似ているようで大きな違いがあります。
始末書は…
失敗した本人が反省・謝罪を行うために記入する、いわば当人の意思と感情を表す書類。
顛末書は…
何が起こったのかを報告するためのビジネス書類
となります。
顛末書の書き方
５W１Hで
顛末書に求められるのは、簡潔で客観的な事実です。それにはビジネス文章の基本である、「5W1H」を元に記入するのが適切です。
5W1Hとは、
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 誰が（Who）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どうした（How）
…の英単語の頭文字をとったもの。
これを顛末書に当てはめるならば、
- いつ(When)
- どこで(Where)
- 誰が(Who)
- 何をしたのか(What)（何の問題が発生したのか）
- なぜ(Why)問題が発生したのか
- その結果について、どう(How)対処したのか
…となります。
事実をはっきりと
顛末書を作成する際、誰が読んでも状況が判る事が求められます。記入する当事者としては、書きづらい事柄もあることでしょう。しかしその部分こそが、顛末書に書き記して欲しい部分。
起こった事柄を正しく客観的に書くことがとても大切です。
顛末書の例文
汎用として使える例文
発注ミス・社内での事故・社内機密の紛失・取引先での問題など、考えられる状況は様々です。
ですが、簡潔にまとめる点はいずれの場合でも同じですので、まずはこの例文で書いてみましょう。
（所属部署）
（役職名）○○ ○○殿
この度発生いたしました○○につきまして、経緯と再発防止策をご報告いたします。
1．問題が発覚した時刻・場所
平成○○年○月○日○時○○分ごろ、○○にて発生
2．原因
担当○○が○○個とすべき所を□□個と記入したため。（発注ミスの場合）
最後に使用した○○が、所定の位置に戻さなかっったため（紛失等の場合）
本来持ち出し厳禁の○○を、使用した○○が自宅へ持ち帰ったため
・・などを記入しましょう。
3．発覚した経緯
ミスや不手際が発覚した時の状況を記入します。
4．その時の対応
どのように対処したのかを必ず記入します。
第三者が関わる事故の場合は、その方に対する対応も重要なので記入します。
5．損害
もし損失が発生しているなら、この時点で判明している損失額を記入します。
破損したものがある場合は、破損数とそれにかかる費用等も記入しましょう。
6．今後の対策
事故やミスを防ぐための対策を記入します。
すでに行なっているのならば、そのことに触れるのも良いでしょう。
「施設の充実や安全教育の徹底」といった、会社側にも改善が必要ならばその点も記入します。
この度は不注意と不手際により、多大なる迷惑をかけてしまい、申し訳ありませんでした。
以上
記入ミスなどの場合
上の例文を元にした、記入ミスの場合の顛末書です。
※なお冒頭・文末は、前の例文と同じですので省略します。
平成○○年○月○日 ○時○○分ごろ（時間が不明なら日付のみ）
2．原因
発注の際に、○○と記入すべき所を、担当○○が□□個と記入したため。
3．発覚した経緯
商品到着後に内容を確認した○○が、個数の違いに気づき注文書を確認。
本来必要な数を誤って記入した事が、この時点で発覚した。
4．対応
すぐに上司である□□に状況を報告、返品などが可能か□□が確認を行った。
結果、返品可能商品であったこと、返品可能期間であったため、○○個を返品した。
5．損害
返品の際の送料は当方負担のため、送料○○円
返品の際に発生した手数料○○円
合計○○○円の損失が発生した。
6．今後の対策
事前に発注書を作成し、上司に提出し個数等を確認する。
インターネット上で発注する際は、個数入力を必ず確認し、確認画面でも再度確認を行う。
発注の際は担当者以外の者も立会い、複数で確認を行う。
今後に活かすために
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顛末書に書かれる内容は、当事者にとって忘れたい内容であることも。
しかしそんな内容だからこそ、他の人にも起こりうる出来事かも知れません。そのための問題提起となれたと考えて、すべてを報告すべきです。
失敗はなるべくしたくありませんが、この顛末書をきっかけとして次に活かしましょう。
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