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間は完璧ではありませんから、何かしらの失敗はしてしまうもの。通常なら謝罪して終わる事でも、仕事上でのミスではそうもいきませんね。

そんな時に会社から「顛末書(てんまつしょ)」を書くよう、指示を受けることが。

この顛末書とはどういうものなのでしょうか?また始末書とはどう違うのでしょう?なるべく書く機会があってほしくないですが、いざという時のために覚えておきたいですね。

というわけで、顛末書の書き方のポイントや例文を紹介します。

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顛末書とは

ミス・トラブルを報告する書類

顛末書とは、ミス・トラブル・不祥事等を会社に報告するための書類です。企業によっては「理由書」という場合もありますが、顛末書と同様のもの。

顛末書は、会社とって重要な書類であり、提出する書類には正確な記入が求められます。

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始末書との違いは?

企業によっては、「始末書」と「顛末書」を区別なく使う場合がありますが、実際は始末書と顛末書は違います。必ずどちらなのか確認しましょう。

始末書と顛末書では、次の違いがあります。

・始末書
不祥事などを起こした際に、反省を述べるための書類。

・顛末書
トラブルや不祥事が起こった原因、それに対する対策、その結果どうなったかを記入する書類。

この2つは似ているようで、大きな違いがあります。

始末書は…
失敗した本人が反省・謝罪を行うために記入する、いわば当人の意思と感情を表す書類。

顛末書は…
何が起こったのかを報告するためのビジネス書類

となります。

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顛末書の書き方

5W1Hで

顛末書に求められるのは、簡潔で客観的な事実です。それにはビジネス文章の基本である、「5W1H」を元に記入するのが適切です。

5W1Hとは、

・いつ(When)
・どこで(Where)
・誰が(Who)
・何を(What)
・なぜ(Why)
・どうした(How)

…の英単語の頭文字をとったもの。

これを顛末書に当てはめるならば、

・いつ(When)、
・どこで(Where)、
・誰が(Who)、
・何をしたのか(What)(何の問題が発生したのか)
・なぜ(Why)問題が発生したのか
・その結果について、どう(How)対処したのか

…となります。

事実をはっきりと

顛末書を作成する際、誰が読んでも状況が判る事が求められます。記入する当事者としては、書きづらい事柄もあることでしょう。しかしその部分こそが、顛末書に書き記して欲しい部分。

起こった事柄を正しく客観的に書くことがとても大切です

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顛末書の例文

汎用として使える例文

発注ミス・社内での事故・社内機密の紛失・取引先での問題など、考えられる状況は様々です。

ですが、簡潔にまとめる点はいずれの場合でも同じですので、まずはこの例文で書いてみましょう。

平成○○年○月○日

(所属部署)
(役職名)○○ ○○殿

(所属部署名)(フルネーム)(捺印)

顛末書

この度発生いたしました○○につきまして、経緯と再発防止策をご報告いたします。

1.問題が発覚した時刻・場所
平成○○年○月○日○時○○分ごろ、○○にて発生

2.原因
担当○○が○○個とすべき所を□□個と記入したため。(発注ミスの場合)

最後に使用した○○が、所定の位置に戻さなかっったため(紛失等の場合)
本来持ち出し厳禁の○○を、使用した○○が自宅へ持ち帰ったため
・・などを記入しましょう。

3.発覚した経緯
ミスや不手際が発覚した時の状況を記入します。

4.その時の対応
どのように対処したのかを必ず記入します。
第三者が関わる事故の場合は、その方に対する対応も重要なので記入します。

5.損害
もし損失が発生しているなら、この時点で判明している損失額を記入します。
破損したものがある場合は、破損数とそれにかかる費用等も記入しましょう。

6.今後の対策
事故やミスを防ぐための対策を記入します。
すでに行なっているのならば、そのことに触れるのも良いでしょう。
「施設の充実や安全教育の徹底」といった、会社側にも改善が必要ならばその点も記入します。

この度は不注意と不手際により、多大なる迷惑をかけてしまい、申し訳ありませんでした。

以上

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記入ミスなどの場合

上の例分を元にした、記入ミスの場合の顛末書です。

※なお冒頭・文末は、前の例文と同じですので省略します。

1.問題が発覚した日時
平成○○年○月○日 ○時○○分ごろ(時間が不明なら日付のみ)

2.原因
発注の際に、○○と記入すべき所を、担当○○が□□個と記入したため。

3.発覚した経緯
商品到着後に内容を確認した○○が、個数の違いに気づき注文書を確認。
本来必要な数を誤って記入した事が、この時点で発覚した。

4.対応
すぐに上司である□□に状況を報告、返品などが可能か□□が確認を行った。
結果、返品可能商品であったこと、返品可能期間であったため、○○個を返品した。

5.損害
返品の際の送料は当方負担のため、送料○○円
返品の際に発生した手数料○○円
合計○○○円の損失が発生した。

6.今後の対策
事前に発注書を作成し、上司に提出し個数等を確認する。
インターネット上で発注する際は、個数入力を必ず確認し、確認画面でも再度確認を行う。
発注の際は担当者以外の者も立会い、複数で確認を行う。

今後に活かすために

末書に書かれる内容は、当事者にとって忘れたい内容であることも。

しかしそんな内容だからこそ、他の人にも起こりうる出来事かも知れません。そのための問題提起となれたと考えて、すべてを報告すべきです。

失敗はなるべくしたくありませんが、この顛末書をきっかけとして次に活かしましょう。