送別会の案内メール 書き方のポイントは?使える例文もご紹介!

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は送別会シーズン。

異動退職などで職場を離れる方に、感謝の気持ちを伝えるとともに
労をねぎらい、今後の活躍を祈り・激励する送別会が、
いたるところで開かれることと思います。

送別会開催の前には、送る側・送られる側の両方に案内をしますよね。

最近では、送別会の案内も、メールで行われることが多いようです。

送別会の案内メールのポイント、シチュエーション別の例文など
についてまとめてみました。

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送別会の案内メールのポイント

送別会の案内メールには、次の役割があります。

 ・通知
 ・招待
 ・出欠の確認

順番に見て行きましょう。

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送別会の通知

送別会の目的や内容、主催者、日時、場所、費用について、
参加者にお知らせするのが、案内メールの大切な役割です。

宛先については、全員一斉ではなく、
立場によってある程度分ける方がいいでしょう。

また、日時、場所、会費は本文中ではなく、
別記する方がわかりやすいです。

場所については、
会場や会場までの地図などの情報を記載するのが親切ですね。

花代などを含む場合には、その旨を明記しましょう。

問合せ先(担当者)を忘れずに記載し、受付体勢を整えておきます。

招待

送られる方へは、
他の参加者への「案内」とは違い「招待メール」を送ります。

これまでの労をねぎらう、丁寧なしっかりした内容の招待メールを準備しましょうね。

招待される人は参加費用は無料なので、費用について知らせる必要はありません。

出欠の確認

送別会に欠席する方は、それほど多くないと思いますが、
やむを得ない事情で参加することができない方がおられるかも知れません。

出欠は早めにしっかり確認しておきましょう

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送別会の案内メールの例文

案内メールを送る際には、退職される方の氏名に間違いがないかどうかくれぐれも確認しておきましょう。

次から、そのまま使える例文
シチュエーション別にご紹介します!

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結婚退職の場合 参加予定者に送る案内メール 文例

[件名]○○○○さんの送別会のご案内
[本文]
○○部 各位

このたび、○○○○さんがめでたくご結婚されることになり、
○月○日をもちまして退職されることになりました。

つきましては、これまでお世話になった○○さんに感謝の意を表わすとともに、
ご結婚を祝し、末永いお幸せを祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を
開きたいと思います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
=======================================
1. 日時:   ○月○日(○曜日) ○時~
2. 場所:ハッピーマンデー(場所は下記URL参照)
  http://www.***.***/ tel.00-0000-0000
3. 会費 男性0,000円、女性0,000円
(なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします)
=======================================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

「すぐに役立つ無料メール文例集」より引用

異動の場合 参加予定者に送る案内メール 文例

[件名]○○○○さん、□□□□さんの送別会のご案内
[本文]
各位

このたび、営業部の○○○○さん、総務部の参級次郎さんが
異動されることになりました。
[○月○日付]
 営業部 ○○○○さん 仙台支店 営業二課へ
 総務部 □□□□さん  岡山工場 管理課へ

つきましては、これまでお世話になったお二人に感謝の意を表わすとともに、
新天地でのご活躍とご健勝を祈る気持ちを込めまして下記のとおり送別会を
開きたいと思います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
(以下、日時・場所・会費・出欠確認など)

「すぐに役立つ無料メール文例集」より引用

定年退職の場合 参加予定者に送る案内メール 文例

[件名]晴天高男部長の定年ご退職を祝う送別 会のご案内
[本文]
○○部 各位

このたび、○○○○部長が定年を迎えられ、○月○日をもちまして、
退職されます。

つきましては、○○部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝の意を
表わすとともに、退職後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして
下記のとおり送別会をとり行いたいと思います。
皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
(以下、日時・場所・会費・出欠確認など)

「すぐに役立つ無料メール文例集」より引用

退職者の方に送る招待メール 文例

○○部長
役職を全うされてのご退職、まことにお疲れ様でございます。
部員一同、部長のご指導、豊富な知識に大変ありがたく存じております。
つきましては、部長の第2のご出発にあたり、部員一同で感謝と慰安の意を
込めまして、歓送会を催したく準備させていただいております。
お休みのところ、貴重なお時間を頂戴いたしますが、ぜひご出席いただきますよう
お願い申し上げます。

日時、場所は以下の通りでございます。
よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、部長のますますのご清栄をお祈り申し上げて、ご案内いたします。

日時:
場所:

「Yahoo知恵袋」より引用

メールならではの注意も必要

送別会の場合には、
会場のリンクをメールでお知らせすることが多いと思いますが
地図をメールで送信することもできますよ

◯Googleマップ 表示した地図のリンクをメールで送る

メールは非常に便利なツール。
でも、メールにはメールならではの失敗もあります。

変換ミスや同音異義語の間違いなどは、その典型。
送信する前に、必ず確認しましょう。

これまでお世話になった方とのお別れには、
挨拶の段階から最後まで心を尽くしたいものですね。

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