社会人になって驚くことの一つに、「会議が多い」ことが挙げられますね。
職種によっては毎週のように会議が行われ、そのたびに準備に追われることもあったり・・
会議も大変ですが、新社会人にとってもっと大変なのが「議事録」の存在ではないでしょうか。
いきなり「会議の内容をまとめろ」と言われても困りますし、そもそも議事録を書くとはどういうことなのでしょうか。
そこで、議事録を書く意味と、議事録の書き方の例を紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね！
議事録を書く意味は？
議事録とは
議事録とは、会議などで話し合った内容を記録したもの。
議事録を残すことで、
- 何が決定したのか？
- 何の課題が残ったのか？
といった認識を参加者で共有することが可能になります。
また、
- 誰の意見によるものなのか？
- どのような経緯で決定したのか？
ということも記録。
更には、参加出来なかった方が、内容を把握するのに役立ちます。
ただし会議の内容を全て残してしまうと、膨大な内容となり読みづらいものになってしまいます。
そこで議事録には、分かりやすく簡潔にまとめることが求められるんですね。
なぜ議事録を書くのか
会社にも違いはあるかも知れませんが、議事録の作成は新人に任されることがよくあります。
これは新人が会議での発言・提案が少ないからではなく、議事録作成が新人の教育・成長に役立つからです。
議事録作成に求められるのは、次の2点です。
- 誰が読んでも内容が理解できるように、簡潔にまとめること。
- 議事内容をしっかりと把握し、偏りなくまとめること。
重複している発言や無駄な発言を省き、必要事項だけを分かりやすくまとめる。これはビジネス文章の基本でもあり、様々な場面で求められるスキルでもあります。
そしてこのような文章は、何回か書くことで自然とテクニックが身につくもの。面倒に感じるかも知れませんが、議事録作成はスキル磨きに役立つんですね。
また議事録にまとめるためには、会議の内容をしっかりと聞く必要がありますし、場合によっては何度も内容を確認する必要もあります。
その中で所属している部署では、どのような仕事を行なっているのかも深く理解することが可能。「自分なら、このような意見が」と、仕事に対する考え方もまとめることが出来るようになります。
面倒だと思いがちですが、新人のうちに議事録作成を受けると後で大いに役立ちますよ。
ビジネスにおける議事録の書き方
フォーマットと5W1H
会社によっては何かしらの形で、「議事録のフォーマット」が用意されていることがあります。
もし用意されていなくても、議事録は次の項目と形式を用いればきちんとまとまります。
- 会議のタイトル
- 会議の日時と会場
- 参加者
（役職順・役職名を明記） - 記録者の氏名
（この場合は自分の名前） - 会議の目的とその内容
（複数に渡る場合は、それぞれ小見出しをつける） - 決定事項
（次回の会議への持ち越し案件があればそれも） - 会議で使用した資料があるなら、最後に添付
これらの項目を網羅した議事録のフォーマットを元に、会議中には発言者などをメモ。もし会議で発言を求められていないのであれば、この時点で埋められる部分は作成しても良いですね。
実際に議事録を作成する際に心がけるのは、「5W1H」です。
- いつ（When）
- どこで（Where）会議が行われたのか。
- だれが（Who）
- なにを（What）発言し、
- なぜ（Why）
- どのように（How）まとまったのか
全体を通してこれらを簡潔に書くことを心がければ、読みやすく判りやすい議事録は完成しますよ。
議事録を実例で紹介
議事録の形式にはいくつかのパターンがありますが、見やすく簡潔にまとめる方法が。
例として、「7月に本社でプロジェクトの見直しについて会議があった」として議事録の事例を紹介します。
□会場
本社9階 会議室B
□日時
2017年7月7日 10時30分～12時
□参加者（敬称略）
山田部長・伊藤課長・小林・田中・佐藤・阿部
□議事録作成 阿部
意見交換会の議題
・進捗状況について
小林：
資料提出の遅れにより、当初より15％の遅れが発生している。
→ 資料提出を急がせ、また別部署より人員追加することで対応する。（山田部長）
・新たに追加すべき点について
特になし。
・今後の課題
田中：
会議で集まる時間が惜しい。
→ メーリングリストを活用することで、補うことを検討する（山田部長）
今回の決定事項
・別部署より増員（部長が選別し、来週より加入）
次回への課題
・会議そのものの縮小と、メーリングリストの活用について
実際の議事録も、簡潔にわかりやすくを心がけるのが、読みやすくなるコツです。
誰が発言し、誰が答えたかを、はっきりさせると理解が進みますよ。
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簡潔に読みやすく！
議事録の作成を任せられると、会議の内容の多さに何から手を付けてよいのか迷いがち。
しかし議題と出された提案、それに対する返答を順にまとめていけば自然と形になります。
議事録作成はたしかに大変ですが、一定のテンプレートに基づいて記入すれば大丈夫。ビジネス文章を書くスキルも磨かれますし、会議の内容も理解できて一石二鳥。
議事録作成を任せられたら、簡潔に読みやすく、一つ一つまとめることを意識していきましょう！
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