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ジネスシーンで頭を悩ませることの一つに、横文字のビシネス用語が挙げられます。スマートな響きなのでよく使われますが、その意味を理解した上で使いたいですよね。

特に会議に関係する「アジェンダ」と「レジュメ」は、どちらも同じような意味として使われがちです。しかしそれぞれ意味が違いますし、違いを理解することで、より会議もスムーズに行えますよ!

そこで、アジェンダの意味やレジュメとの違い、そしてアジェンダの書き方の例文についても紹介します。ぜひ覚えてくださいね!

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アジェンダの意味とは?

会議の進行予定表や議事内容

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アジェンダは英語の「agenda」が元になった言葉。さらに元をたどるとラテン語の「agenda」に行きつきます。ラテン語では「行動する」という意味を持ち、英語では「予定表・議事日程」という意味となるんです。

ビジネス用語としてのアジェンダは、次の意味となります。

会議や議会での進行予定表
話し合う内容について

会議で話し合う内容がいくつもある場合、事前にどれから話し合うかをわかりやすくする必要があります。そんな時に会議の進行表があれば、議論も進めやすくなります。また話もまとまりやすくなりますよね。

「今日の会議はこのような内容で、このような流れで行います」とまとめたものが、アジェンダです。

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アジェンダとレジュメの違いは?

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レジュメは要点をまとめたもの、あるいは履歴書

レジュメはフランス語の「résumé」が元になった言葉で、「レジメ」とも言います。元々は「要約・概要」という意味があり、そこからビジネスでは次の意味となりました。

会議や議会で発表する内容について、要点をまとめたもの
履歴書や職務経歴書

ビジネスシーンでのレジュメには、大きく分けると、以上の2つの意味があるため注意が必要です。

面接を受ける時に、もしレジュメが必要と言われたら、履歴書を用意しなければなりません。一方で会議や議会でレジュメが必要と言われたら、自分が議会に持ち込む内容をまとめた資料を用意します。

レジュメとアジェンダの違いは?

アジェンダとレジュメは会議で使うことが多いため、同じものだと思われがちです。しかし上で説明したように、意味が大きく違うため、間違えないよう注意したいですね。

アジェンダと言われた場合、必要なのは「会議の進行表
レジュメと言われた場合、必要なのは「発表する内容を要約したもの

です。

会議を始める前に求められることが多いのは、「アジェンダ」です。

ただ会議前にレジュメを…と言われることもあるかもしれません。その場合は、もしかするとアジェンダの作成を求められているかも知れません。

念の為、会議の進行表のことなのか、発言する内容をまとめることなのか…を確認するとより安心ですね。

アジェンダの書き方と例文

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アジェンダで最低でも入力すべき項目

アジェンダを書くことになった場合、最低でも次の項目を入れましょう。

・開催場所と日時
・参加者(担当者)
・議題
・配布資料があるかどうか

この中の議題に関しては、割り振り可能な時間がわかるなら記入しましょう。時間制限があることで、より活発な論議が行われやすくなります。

またアジェンダは会議を行う直前ではなく、数日前~当日朝に配布されるものです。そのため、参加できない方はどうするかについても、明記するとより親切ですね。

アジェンダの例文

次に、アジェンダを作成するときの例文を紹介します。

関係者各位(あるいは部署名やチーム名を入れる)

第○○回(会議名)について
担当 ○○

お疲れ様です。

以下の内容にて会議を行いますので、時間厳守での参加をお願いいたします。
なお、参加出来ない場合は○日前までに担当まで必ず連絡をいれてください。

日時  ○月○日 13:00~15:00(終了予定)
場所  (会議を行う場所を記入)
参加者 ○○部○○係全員(あるいはプロジェクト名を記入)

※今回の会議に関する配布資料がありますので、必ず目を通してください。

議題
1.(議題を記入)        13:10~13:30
2.(議題を記入)        13:30~14:00
3.(議題を記入)        14:00~14:30
4.(必要であれば質疑応答など) 14:00~15:00

時間配分に関しては、会議の内容に合わせて決めましょう。また配布資料がある場合は、先に目を通す時間を設けると親切ですね。

質疑応答に関しては最後にまとめず、議題の後に入れる方法もあります。いずれの場合も会社ごとのやり方があるので、上司や先輩に確認しながら作成すると良いですね。

会議のスムーズな進行に必要な「アジェンダ」

ビジネス用語は横文字が多く、急に言われるとすぐには理解できないこともあります。アジェンダもそんな用語の一つですが、その意味は会議で使う進行表や予定表のことです。

アジェンダを作る場合は日時と会場と議題、そして目安となる時間を入れるとより親切です。レジュメと言われることもありますが、レジュメ発言内容の要約のこと。場合によってはアジェンダの意味合いで、レジュメと言われている可能性もあるので、念の為確認すると安心です。

会議では、事前にきっちりとアジェンダを作成して、より活発でスムーズな会議としたいですね!