受話器の外れた電話

社にとって顧客・取引先からの電話は、貴重なチャンスです。しかし24時間いつでも誰かが会社にいることはないでしょうし、営業時間外にはどうしても出ることができません。

そんな時に役立つのが留守番電話ですね。

ただ電話する側にとっては、留守番電話は苦手意識が出がち。なるべく相手がメッセージを残しやすくなるような、留守番電話のメッセージにしたいものです

そんな、会社の留守番電話のメッセージのポイントと、例文を紹介します

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会社の留守番電話のメッセージのポイント

留守番電話の役目とは

留守番電話に電話が鳴った

会社の電話に留守番電話を設定することで、次のメリットが発生します。

  • 用件を録音してもらうことで、商業チャンスが発生する。
  • 会社の営業時間を伝えることができる。
  • 対応してもらえるという安心感を、相手に与えることができる。

いつまでも出ない電話を鳴らし続けた場合、居留守かもと思われることもあります。

それよりも留守番電話に繋がることで、相手に「不在」あるいは「営業時間外」ということが伝わりますよね。その上で、メッセージを残してもらったり、折り返し連絡してもらうことも可能になります。

小さなやり取りですが、これだけでも信頼できる会社という印象を生み出せるんです

必要な情報をコンパクトに

留守番電話のメッセージは、限られた時間しか使うことができません。そのため難しい言い回しは極力避け、相手に伝えたい情報を簡単にまとめる必要があります

留守番電話のメッセージに求められる情報は、次の2点。

  • 電話に出られない理由
  • 対応可能な時間・緊急連絡先などの「いつ連絡が取れるか」の情報

「電話に出られない理由」としてあげられるのが、例えば次のような内容になるでしょう。

  • 営業時間外であるため
  • お昼休みなどで一時的に不在にしているため
  • お盆休みや年末年始などの長期休暇中であるため

そして必要であれば、留守電メッセージの中で「次の情報を残してください」と伝えると、相手に親切ですね。

  • 名前
  • 電話番号(必要な場合)
  • 用件

また、すぐに連絡をとる必要がある場合は、会社の緊急連絡先を入れるのも良いでしょう。

聞き取りやすい声ではっきりゆっくり

いくら適切なメッセージであっても、聞き取りづらい音声だと意味がありません。また早口でメッセージを入れてしまっては、相手が聞き取れない可能性も。

メッセージを録音するときは、ややゆっくりとしたテンポではっきり話す意識を

できれば会社の何人かで試してみて、一番聞き取りやすい声の方が録音すると安心です。あわせて感じの良い声であると尚良いですね。

聞き取りやすい声なら男女問わないので、社員みんなで録音してみませんか?

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留守番電話のメッセージの例文は

それでは会社で使う留守番電話のメッセージの例文をご紹介します、

メッセージを残せる場合

電話をかけてきた相手がメッセージを残せるタイプの電話では、相手に用件を吹き込んでもらう必要があります。

次のようなメッセージにすると、より親切ですね。

お電話ありがとうございます。(会社名)です。

誠に恐れ入りますが、この時間は営業を終了いたしました。

弊社営業時間は 日曜・祝日を除く、午前○時より午後○時までとなっております。

お急ぎの方は発信音のあとに、お名前・お電話番号・ご用件をご伝言くださいませ。

後ほど担当者が、ご確認のお電話をいたします。この度は、お電話ありがとうございました。

こちらのメッセージでは「営業」という言葉を使いましたが、「受付時間外となっております」という言い回しでも良いです。業務に合わせて、ふさわしい言い方に変更しましょう。

メッセージが残せない場合

相手側がメッセージを残せないタイプの留守番電話だったり、あるいは長期休暇でメッセージを残しても聞くのが遅くなる場合。

この場合は連絡が付く時間帯や、緊急連絡先をメッセージに組み込むとより親切です。

お電話ありがとうございます。(会社名)です。

誠に恐れ入りますが、弊社は○月○日から○月○日まで、長期休暇とさせていただいております。

○月○日より平常営業となります為、お掛け直し頂きますようお願い申し上げます。

お急ぎの方は、(緊急用電話番号)までお掛け直し頂きますよう、お願い申し上げます。)

この度は、お電話ありがとうございました。

緊急連絡先には、担当者の携帯電話番号かメールアドレスが適切。ただし年末年始やお盆などの長期休暇中の場合、担当者の負担にならないようにすることも大切です。

電話のイメージ

留守電は相手に伝わることが大切

社へ電話を掛ける人は、ほとんどが用件があって電話をしています。

そこから商機がめぐることもあれば、問題点が見つかるきっかけになることも。すぐに対応ができるのが一番ですが、できない時間もあります。だからこそ応対できない時間にメッセージが残せる、留守番電話はしっかりと活用したいものですね。

出られないことを詫び、その上で連絡先やメッセージを残せることを簡潔に伝える。

聞き取りやすく感じの良い留守番電話のメッセージであれば、顧客や取引先にも好印象を与えることができます。そうした留守電設定の心がけも、会社を一歩前進させる大事なことではないでしょうか。