ビジネスでメールを書く

末になれば、取引先に年末年始のスケジュールをお知らせするとともに、今年一年の感謝や来年への期待を込めて、メールを送りたいですね。

また、日ごろお世話になっている会社の上司や同僚へも感謝の気持ちを伝えたいものです。

一年の締めくくりの大事なビジネスメールですが、実際のところ、どのようなメールを書けば良いのでしょうか?

そんな気になる、ビジネスで年末の挨拶メールを送る上でのポイントや注意点、そして文例も交えて紹介します。

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年末の挨拶メールのポイントは?

取引先への年末の挨拶のメールは、まず何といっても、年末年始のスケジュールをお知らせする必要があります。

その上で、感謝の気持ちや、今後の期待を伝えるようにしましょう。

年末年始は、お互いに忙しいので、仕事納めの1週間前くらいには出すようにしたいですね。

社内への挨拶メールは、今年1年の感謝の気持ちを込めて送りたいもの。

全員へ同じ内容のメールを送ったり、メーリングリストを使うのではなく、ひとりひとりに具体的な事例を添えてメールを送ると、気持ちが伝わりますよ。

メールを書く

敬語の使い方のポイントは?

普段でも敬語の使い方は難しいものですが、特に尊敬語と謙譲語の使い方は間違いやすいので注意しましょう。

基本的には、

  • 相手や相手に関係する人には尊敬語
  • 自分や自分に関係する人には謙譲語

と考えると、わかりやすいです。

こちらに、ビジネスの敬語についてわかりやすく解説されている動画があります。あわせて参考にしてくださいね。

人の敬語表現

役職名は「敬称」なので、「様」は付けません

「○○課長」もしくは「課長 ○○様」のようにしましょう。

間違いやすい敬語表現

△ ぜひお会いしたいのですが
○ ぜひお目にかかりたいのですが

「お会いしたい」と言うのは間違いではありませんが、「お目にかかりたい」の方がより丁寧です。

× 拝見させていただきました
○ 拝見しました

「拝見」自体が謙譲語なので、「拝見させていただきました」だと二重敬語になります。

× ご苦労様です
○ お疲れ様です

ご苦労様は、自分より目下の人に使う言葉です。目上の人には「お疲れ様」を使いましょう。

最近では、目上・目下を問わず「お疲れ様」を使う傾向にあるようです。

× お体をご自愛くださいませ
○ どうぞご自愛くださいませ

自愛という言葉には「体を大事にする」という意味が含まれています。

ビジネスシーンでの年末挨拶メール 例文

メールを書く男性

取引先(社外)への挨拶メール

社外への挨拶メール

  • 1年間の取引に対する感謝の言葉
  • 年末年始の営業予定

が含まれていることが大切です。

次の例文を参考に、具体的な案件などを盛り込んだ年末の挨拶メールを送れるといいですね。

[例文]

いつも大変お世話になっております。
株式会社□□の○○です。

今年も残すところ、あとわずかとなりました。
本年も格別のご高配を賜り改めてお礼申し上げます。

弊社の年末年始の休業期間については
下記となっておりますのでご案内申し上げます。

〔年末年始休業期間〕 12月XX日( )~1月X日( )
新年は1月X日( )9:00より営業開始となります。

本年中の御愛顧に心よりお礼申し上げますと共に、
来年も引き続きお力添えいただきますようお願いいたします。
どうぞ良いお年をお迎えください。

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社内への挨拶メール

社内の人への挨拶メール

  • 今年1年の感謝の気持ち
  • 来年に向けての意気込み

などを、素直に表現できればいいでしょう。

相手によっては、やや砕けた文体でも良いのではないでしょうか。

[例文]

○○○○年も残すところあと僅かとなりました。

何かとご迷惑をおかけした一年でしたが、
○○さんのお力添えもあり、何とか乗り切ることができました。

大変感謝しています。

来年もよろしくお願いします。

英語の例文は?

PCでメールを打つ

年末・年始の挨拶は、形は違っても万国共通です。

クリスマスを祝わない国もあるので、クリスマスにこだわらない一般的な年末・年始の挨拶を心掛けたいですね。

英文メールの書き方

英文メールは

Dear Mr. ○○

[ここに本文が入ります]

Yours sincerely, (Sincerely yours,)
○○○(自分の名前)

の形で書きます。

本文の部分は、次の例文が参考になりますね。

[例文]

Thank you for your continued business.
We look forward to working with you in the future.

いつもお世話になっております。
ありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。

Happy holidays. Hope the New Year is your best every
新年がよき年でありますように。

Best wishes for the holidays and New Year.
素敵な休日と新年になりますように。

年末には日頃の感謝の気持ちを込めてメールを送りましょう

すっきり!

末は何かと忙しいですが、日ごろの感謝を込めてメールを送ってみませんか?

以前勤めていた会社に、「愛がない」と言われるメールを書く人がいました。文面はとても丁寧で、スキがないメールなのですが、なんとなく事務的で冷たい感じがしたものです。

ビジネスのメールは、敬語や表現にこだわるあまり、ぎこちなくなってしまうこともあります。

もちろん、マナーを守ることは大切なのですが、読み手の気持ちを考えて、文章の表現を工夫することも大切なことですね。