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年会シーズンが続くと、胃腸の調子が悪くて参加することが辛い場合もあるでしょう。

あるいは、そもそも忘年会という席が苦手で、出来れば参加したくないという人もおられるのではないでしょうか。

しかし出席の返事を先延ばしにすると、幹事さんに迷惑をかけることにもなってしまいます。そうなると社内での評価も下がりますし、納得できる理由を添えて早めに連絡したいですね。

そこで、会社などの忘年会を欠席する際に伝えるポイントや断り方のマナー、そして返信メールについても例文を交えて紹介します!

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メールで忘年会(会社)の欠席を伝える時のマナーやポイント

なるべく早く伝える

欠席したいと思ったら、なるべく早くそのことを先方へ伝えましょう。

幹事にとって参加人数は早く把握して、宴会プランなどの予約してしまいたいもの。それが前日になって参加できないとなると、キャンセル料などの問題も発生してしまいます。

急用で直前に行けなくなったのならともかく、最初から欠席したいと思うならすぐ伝えるべきです。

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明確な理由を告げる

忘年会の欠席を伝える場合も、もっともらしい断りの理由を必ず添えましょう

例えば次のような断りの理由が、相手も納得しやすく角の立たない欠席の理由と言えますね。

  • 定期的に通院していて、今月はその日に予約している
  • 仕事上必要な講演会などがその日にあり、どうしても行きたい
  • 両親がこの日に来る

その上で、当日にそういう予定があるという前提で行動しましょう。

あるいはそういう用事を、本当に作ってしまうという方法もあります。

例えば、

  • 両親が来る事にしたのなら、本当に両親を呼んで家族で過ごす
  • 講演会などは都合よく開催されてはいないでしょうが、空いた時間を勉強に充てる
  • これをきっかけに、ビジネススキルアップに繋がる講習を探して受ける

というのもよいですね。

事情があるなら正直に言う

もしお酒が苦手・飲めない体質の場合は、そのことを正直に話してもいいでしょう。

ソフトドリンクでもと言われる可能性もあるので、「アルコールは匂いでも体調を崩す」とすると角が立ちません。

それ以外でも、

  • 新婚ではじめての年末なので家族を大切にしたい
  • 子供が生まれたばかりで、妻の負担を減らすために早く帰宅したい
  • 子供と過ごす時間が欲しい

などの理由も正直に言ってしまって構わないでしょう。

本当は行きたいのだが、というニュアンスをにじませる

どの様な理由で欠席する場合でも、申し訳ない・・・という気持ちを出しましょう。

本来なら出席すべきだが、

  • どうしても出られなくて申し訳ない
  • 日時さえあれば、ぜひ次回は出席したい
  • 誘っていただけたことに感謝したい
  • 断ってしまうことを申し訳なく思う

本音は違うかも知れませんが、建前では「行きたかった」事が伝わる文面にすることが大切です。

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忘年会欠席の返信メールの例

幹事への例

件名:○月○日の忘年会を欠席いたします

本文:
幹事 ○○様

いつもお世話になっております。
(所属部署名)の(自分の名前)です。

○月○日に開催となりました忘年会ですが、欠席いたします。

あいにくこの日は、
実家より両親が私の元へと尋ねて来る予定があり、
親子水入らずの時間を過ごしたいため、
せっかくの忘年会ですが欠席とさせて下さい。

また別の機会がありましたら、
改めて誘っていただけたらと思います。

取り急ぎ欠席の返答と、お詫びを申し上げます。

(自分の名前)

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上司への例

件名:○月○日の忘年会を欠席いたします

本文:
(上司の役職名)

お疲れ様です。○○(自分の名前)です。

○月○日の忘年会ですが、
大変申し訳ありませんが
欠席とさせて頂けますでしょうか。

本来ならば参加したいのですが、
この日は病院の予約があるため出席する事が出来ません。

年末という事もあって
この日を逃すと次は年明けの受診となり、
仕事にも影響が出かねません。

忘年会で親睦を深めたいのですが、
仕事に差し障りが出てしまう事の方が重要と
今回は判断いたしました。

自己管理が至らないために、
この様な事となってしまい大変申し訳ありません。

改めてお誘い頂けました時は、
ぜひ参加したく思いますので
どうぞよろしくお願いいたします。

取り急ぎ返答と、お詫びを申しあげます。

(自分の名前)

【関連記事】
会社の飲み会を上手に断る方法や断り方のポイントは?

嘘も方便

なんとなく行きたくない・・・
酒癖の悪い人がいるから参加したくない・・・

忘年会を欠席したい理由には、はっきり言ってしまうと角が立ってしまう理由もあります。

しかしそれを正直に言うのではなく、嘘でも良いので納得できる理由で柔らかく断ることが大切

その上で行きたかった事も添えて返答すれば、波風立たずに忘年会を欠席できます。嘘をつくのは心苦しいですが、嘘も方便と思って上手に忘年会を断る返答をしましょう!