新人さん必見!議事録を書く意味とは?書き方の例もあわせて紹介します!

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会人になって驚くことの一つに、「会議が多い」ことが挙げられますね。

職種によっては毎週のように会議が行われ、そのたびに準備に追われることもあったり・・

会議も大変ですが、新社会人にとってもっと大変なのが「議事録」の存在ではないでしょうか。

いきなり「会議の内容をまとめろ」と言われても困りますし、そもそも議事録を書くとはどういうことなのでしょうか。

そこで今回は、議事録を書く意味と、議事録の書き方の例を紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね!

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議事録を書く意味は?

議事録とは

事録とは、会議などで話し合った内容を記録したもの。

議事録を残すことで、

  • 何が決定したのか?
  • 何の課題が残ったのか?

といった認識を参加者で共有することが可能になります。

また、

  • 誰の意見によるものなのか?
  • どのような経緯で決定したのか?

ということも記録。

更には、参加出来なかった方が、内容を把握するのに役立ちます。

ただし会議の内容を全て残してしまうと、膨大な内容となり読みづらいものになってしまいます。

そこで議事録には、分かりやすく簡潔にまとめることが求められるんですね。

なぜ議事録を書くのか

会社にも違いはあるかも知れませんが、議事録の作成は新人に任されることがよくあります。

これは新人が会議での発言・提案が少ないからではなく、議事録作成が新人の教育・成長に役立つからです。

議事録作成に求められるのは、次の2点です。

  • 誰が読んでも内容が理解できるように、簡潔にまとめること。
  • 議事内容をしっかりと把握し、偏りなくまとめること。

重複している発言や無駄な発言を省き、必要事項だけを分かりやすくまとめる。これはビジネス文章の基本でもあり、様々な場面で求められるスキルでもあります。

そしてこのような文章は、何回か書くことで自然とテクニックが身につくもの。面倒に感じるかも知れませんが、議事録作成はスキル磨きに役立つんですね。

また議事録にまとめるためには、会議の内容をしっかりと聞く必要がありますし、場合によっては何度も内容を確認する必要もあります。

その中で所属している部署では、どのような仕事を行なっているのかも深く理解することが可能。「自分なら、このような意見が」と、仕事に対する考え方もまとめることが出来るようになります。

面倒だと思いがちですが、新人のうちに議事録作成を受けると後で大いに役立ちますよ

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ビジネスにおける議事録の書き方

フォーマットと5W1H

会社によっては何かしらの形で、「議事録のフォーマット」が用意されていることがあります。

もし用意されていなくても、議事録は次の項目と形式を用いればきちんとまとまります。

  • 会議のタイトル
  • 会議の日時と会場
  • 参加者
    (役職順・役職名を明記)
  • 記録者の氏名
    (この場合は自分の名前)
  • 会議の目的とその内容
    (複数に渡る場合は、それぞれ小見出しをつける)
  • 決定事項
    (次回の会議への持ち越し案件があればそれも)
  • 会議で使用した資料があるなら、最後に添付

これらの項目を網羅した議事録のフォーマットを元に、会議中には発言者などをメモ。もし会議で発言を求められていないのであれば、この時点で埋められる部分は作成しても良いですね。

実際に議事録を作成する際に心がけるのは、「5W1H」です。

  • いつ(When
  • どこで(Where)会議が行われたのか。
  • だれが(Who
  • なにを(What)発言し、
  • なぜ(Why
  • どのように(How)まとまったのか
  • 全体を通してこれらを簡潔に書くことを心がければ、読みやすく判りやすい議事録は完成しますよ。

    議事録を実例で紹介

    議事録の形式にはいくつかのパターンがありますが、見やすく簡潔にまとめる方法が。

    例として、「7月に本社でプロジェクトの見直しについて会議があった」として議事録の事例を紹介します。

    【議事録】プロジェクト進行についての意見交換会

    □会場 
    本社9階 会議室B

    □日時 
    2017年7月7日 10時30分~12時

    □参加者(敬称略)
    山田部長・伊藤課長・小林・田中・佐藤・阿部

    □議事録作成 阿部

    意見交換会の議題

    ・進捗状況について

    小林:
    資料提出の遅れにより、当初より15%の遅れが発生している。
     → 資料提出を急がせ、また別部署より人員追加することで対応する。(山田部長)

    ・新たに追加すべき点について

    特になし。

    ・今後の課題

    田中:
    会議で集まる時間が惜しい。
     → メーリングリストを活用することで、補うことを検討する(山田部長)

    今回の決定事項

    ・別部署より増員(部長が選別し、来週より加入)

    次回への課題
    ・会議そのものの縮小と、メーリングリストの活用について

    以上

    実際の議事録も、簡潔にわかりやすくを心がけるのが、読みやすくなるコツです。

    誰が発言し、誰が答えたかを、はっきりさせると理解が進みますよ。

    簡潔に読みやすく!

    事録の作成を任せられると、会議の内容の多さに何から手を付けてよいのか迷いがち。

    しかし議題と出された提案、それに対する返答を順にまとめていけば自然と形になります。

    議事録作成はたしかに大変ですが、一定のテンプレートに基づいて記入すれば大丈夫。ビジネス文章を書くスキルも磨かれますし、会議の内容も理解できて一石二鳥。

    議事録作成を任せられたら、簡潔に読みやすく、一つ一つまとめることを意識していきましょう!

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