忘年会の案内メールで大事なポイントとは?案内文の例文もご紹介!

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年会で幹事になると、日時の設定や会場の確保などやることが沢山出てきます。

特に、会社の忘年会では参加人数が多くなるため、最終的な人数の把握が重要になりますね。

そこで必要となるのが、忘年会の案内状ですが、最近ではメールでの案内が一般的。

事前準備で大変ですが、案内状をしっかり送らないと参加者から不満が出てしまうかも…。

そこで忘年会の案内メールで押さえたいポイントやマナー、わかりやすい例文を紹介します!

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会社の忘年会の案内メールを送る際のポイントやマナー

内容を簡潔に

「文書の基本は5W1H」という言葉を、聞いたことがありませんか?

・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・なにを(What)
・なぜ(Why)
・どのように(How)

というものです。

これは、見た人がすぐに内容を把握できる、わかりやすい文章が望ましいということ。

特にメールは受信環境によっては、長い文章だと読み落としてしまうことがあります。そのため忘年会の案内に限らず、用件を伝える時は内容を簡潔にまとめる必要があります

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忘年会の案内メールで伝えなくてはいけない事は、次の点です。

・日時
・会場とその住所
・会場までのアクセス(可能であれば地図も)
・会費
・出欠の確認と連絡先
・幹事の氏名と所属先

これらをわかりやすくまとめ、作成しましょう。

件名を見ただけでわかるようにする

内容以上に重要なのが、メールの件名です。

業種によっては日々多くのメールをや受け取るため、メールタイトルを工夫しないと見落としてしまう可能性が。

可能であるならメールの重要度を上げ、タイトルに「要返信」などと入れましょう。その上で件名も「○忘年会のお知らせ」と、見ただけでパッと内容が判る工夫も必要です。

出欠の返答が欲しいことも明記

案内メールを受け取る側が欲しい情報は、
・開催日時
・場所
・会費

です。

一方幹事が欲しいのは、が参加するかどうか。

そのため案内メールには、締切日を設定しておき、その日までに出欠の返答をしてもらうよう促しましょう

また直前になって参加できなくなった場合も、連絡が欲しいという事も付け加えるとより安心です。

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忘年会の案内メールの例文

同僚・後輩などへの文例

基本的には社内メールとなるため、必要以上にかしこまる必要はありません。

日時・場所・会費と出欠の返答をうながす文章を、しっかり書き添えて送信しましょう。

件名
【要返答】○○部忘年会のお知らせ(開催部署がどこかを明記すること)

本文
各位

お疲れ様です。
(所属部署名)の(幹事の氏名)です。

本年も残り少なくなりましたが、
恒例となりました忘年会の日時が決定いたしました。

一年の労を労い親睦を深める時間として、
ぜひ楽しんでいただければと存じます。

なお出欠に関しましては、
必ず○月○日までにこのメールにてお知らせ下さい。

キャンセルは●日前まで対応可能ですが、
それ以降は会費が発生します。

あらかじめご了承くださませ。

日時 ○月○日 午後○時より(○時間程度の予定)
会場 (会場名) 
   (会場の住所と可能であればマップのURL)
会費 ●●●●円
(当日会場にて集金いたします等、会費の受け取り方法を明記)

以上

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上司や上役への文例

上司を交えて忘年会を行う場合、先に都合の良い日時を確認しておきましょう。

その上で出席可能な日の中から、忘年会の日時を決定すると出欠の手間が省けます。

件名
忘年会の日時について

本文
○○部長様(上司の名前+役職名)

お疲れ様です。

今年度の(所属部署名)忘年会の幹事を担当いたします(幹事の氏名)です。

今年も忘年会を企画しており、
ぜひ参加頂きたく思います。

つきましては、○月○日から○日の間の
ご都合はいかがでしょうか?

この中でご都合のよろしい日がありましたら、
○日までに返答いただけると幸いです。

お忙しい中恐れ入りますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

(部署名と幹事の氏名)

改めて日時や場所が確定しましたら、同僚・後輩向けに使用した案内を改めて送信。

ただし本文冒頭の「各位」の部分は、上役の氏名+役職名に変更しましょう。

読んでわかりやすいメールを

忘年会の案内メールと言われると、何を書いて良いのか迷うかも知れません。

しかし必ず読んでほしい連絡メールですので、余計なことは書く必要はありません。大抵の場合、社内メールとなるため、必要事項と返答をうながす文書があれば大丈夫。

日時・場所・会費など、数字の書き間違いがなければ相手も理解してくれます。

わかりやすく簡潔な文書を心がけて、忘年会の案内メールを送信しましょう!

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